Pomodoro - technika zarządzania czasem

pomidorZdjęcie (CC): Kate Bunker

Przeglądając i porównując ze sobą techniki organizatorskie stosowane w zarządzaniu, zauważyłem, że większość propozycji technik, dotyczy rozumienia zarządzania jako dziedziny nauk ekonomicznych. Oznacza to, że badania wszelkich procesów, za pomocą np. analizy mającej na celu odnalezienie jakiejś reguły (Pareto 20/80) lub odnalezieniu związków przyczynowo-skutkowych (diagram Ishikawy), są rozpatrywane w kontekście wyłącznie ekonomicznym. Czy rzeczywiście da się rozpatrywać czas swojej pracy lub braku motywacji do wykonania zadań w kontekście tylko ekonomicznym?

Z racji tego, że spojrzenie tylko ekonomiczne nie wyczerpuje, obszarów, którymi dziś zajmuje się zarządzanie, postanowiłem, poszukać technik, które starają się zrozumieć zarządzanie w ujęciu dziedzin nauk humanistycznych. Z ciekawszych propozycji, które dotyczą, właśnie obszaru codziennej działalności ludzkiej i problemów z nią związanych, są metody organizacji pracy, a ściślej techniki związane z zarządzaniem czasem(time management).

Jako że sam miewam, czasami problemy z planowym i systematycznym wykonywanie zadań, zmierzających do osiągnięcia jakiegoś celu, postanowiłem poszukać jakiegoś wsparcia. Podczas, poszukiwań okazało się, że braki w systematyczności i terminowości, a często samej motywacji do zajęcia się samym zadaniem, nie są tylko moją przypadłością. Cóż marne to pocieszenie, ale na dobry początek to już coś!

Swoje poszukiwanie, ukierunkowałem na znalezienie, wsparcia informatycznego, związanego z organizacją czasu pracy oraz zastosowanie podobnych technik, do tych które daje się odnaleźć w tradycyjnie rozumianym zarządzaniu. Odnalazłem, ideę, która leży u podstaw podejścia do "zarządzania człowiekiem", która najkrócej mówiąc, zakłada, że dzięki organizacji swojej pracy, możemy podnieść efektywność swojego działania. Pojęciem, które miałoby tę ideę reprezentować, jest life hacks.

Life hacks, oznacza praktyczne, życiowe techniki związane z nowoczesną technologią oraz ludzi, którzy się nimi posługują. Praktyczny hacker, bo chyba tak, można by się starać spolszczyć to pojęcie, to osoba, która w inteligentny sposób, pokonuje rozmaite trudności oraz swoje słabości, wspierając swoje działania, nowoczesnymi technologiami, by ułatwić sobie życie.

Odkrytą techniką, wpisującą się w life hacking, którą chciałbym przedstawić, jest „technika Pomodoro”. Jej pomysłodawcą jest Francesco Cirillo (1980). Metoda ta zaleca używania przy wykonywaniu zadań, czasomierza, który narzuca 25 minutową dyscyplinę pracy, często określaną jako „twórczy zryw”.

Inspiracją dla nazwy stał się kuchenny minutnik w kształcie pomidora.Technika Pomodoro jest równie prosta, jak budowa kuchennego minutnika i polega na podziale zadań do wykonania na 25-minutowe okresy intensywnej pracy( zrywy ) , po których następuje obowiązkowa 5-minutowa przerwa.Dodatkowo metoda ta uwzględnia, pracę(skupienie)naszego mózgu, dla którego optymalnym cyklem intelektualnej pracy jest okres 90-100 minut.

No tak, już widzę wasze miny oraz słyszę pytania: skąd ja ma wziąć ten czasomierz? Czy ta presja czasu, nie będzie mi przeszkadzała w pracy?

Po kolei. W sieci można znaleźć dużo bezpłatnych aplikacji zbudowanych w oparciu o technikę pomidoro. Z tych, które przejrzałem, najbardziej przypadła mi do gustu aplikacja Team Viz (klik)

Dlaczego ta aplikacja?

Dlatego, że TeamViz Lite to aplikacja bezpłatna, prosta i czytelna w obsłudze, występuje na wszystkie platformy (Mac OS X. Linuks Ubuntu, Windows). Ponadto aplikacja posiada funkcje synchronizacji danych w chmurze oraz jest dostępna w wersji na urządzenia mobilny z systemem iPhone lub Android.

Poniższe obrazki, pokazują jak wygląda aplikacja od strony panelu administracyjnego, funkcji minutnika oraz przykładowego zastosowania przy pracy  z edytorem tekstu LibreOffice.

W odniesieniu do pytania o presję czasu, myślę, że technika pomodoro, bardzo mocno(poprzez presję czasu) dyscyplinuje osobę realizującą kilka zadań pozwala zaplanowania i rozłożyć pracę w dłuższym okresie oraz precyzyjne wyliczyć, po zakończeniu zadań, ile czasu zajęło mi wykonanie określonego zadania.

Jak używać techniki pomodoro?cykl pomodoro

 

  1. Po zainstalowaniu aplikacji, aplikacja automatycznie ustawia nam czas na wykonanie zadania na 25 minut.Tyle właśnie trwa jeden "zryw do pracy", symbolizowany przez  jednego pomidora. Ważne jest, aby podczas owego zrywu, zajmować się tylko pracą nad zadaniem i niczym więcej.
  2. Licznik, który pokazuje czas, można ustawić sobie w dogodnym miejscu ekranu tak, aby nie przeszkadzał w pracy.Po 25 minutach, kiedy zadzwoni budzik, robimy sobie 5-minutową przerwy. Według twórcy metody, ma to być autentyczna przerwa, podczas której zapominasz o zadaniu. Oznacza to ,że masz wstać, przejdź po pokoju, popatrzeć  przez okno lub nakarmić  karmisz kota, pas, rybki :)
  3. Po upływie przerwie, która jest również sygnalizowana dźwiękiem, wracasz do zadania i włączasz kolejnego pomidora. Proces upływu czasu pracy i przerw jest powtarzalny i analogiczny do opisanego powyżej.
  4. Najbardziej efektywny cykl pracy, składa się z 100 minut, czyli czterech pomidorów.
  5. Po czterech pomidorach twórca metody, proponuje zrobić sobie dłuższą (20-30 minutową) przerwę, możesz w tym czasie np. wypić kawę, herbatę!

Na początku dość sceptycznie podchodziłem do zaproponowanej metody. Wydawała mi się ona dziwnie podobna do "pracy na akord" i nieodpowiednia do pracy nad zadaniami intelektualnymi. Jednak po trzech dniach stosowania techniki, okazało się, że moja praca jest bardziej efektywna, a ilość zadań wykonanych wzrosła, w porównaniu do okresu przed zastosowaniem techniki pomodoro. Ponadto zauważyłem, że zastosowanie cyklu 100 minut, wpływa na moją motywację, do zadań. W moim przypadku, poprzez określenie i zaplanowanie listy zadań, zauważyłem że przestałem dokonywać pewnej dotychczasowej selekcji zadań. Selekcji, która polegała na tym, że w pierwszej kolejności wybierałem te zadania, które lubię robić, a zadania mniej lubiane zostawiałem na koniec i ostatecznie nie kończyłem ich. Jestem także miło zaskoczony i zdziwiony ile pracy można wykonać przez 25 minut, stosując metodę pomodoro.

Ciekaw jestem, czy stosujecie w swojej pracy, nauce technikę pomodoro i jak ją oceniacie ?

 

 

 

Licencja Creative CommonsO ile nie zaznaczono inaczej tekstowa treść tego artykułu jest dostępna na licencji (CC BY-NC 3.0 PL) Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 3.0 Polska.

Dodaj komentarz